Luisa Subiabre Freixas: Auge en los Sistemas de Información

Auge en los Sistemas de Información

por Luisa Subiabre Freixas

En la actualidad, a simple vista nos podemos dar cuenta de la importancia que han ganado las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC) o los Sistemas de Información (SI).

De modo de aclarar qué es una SI, el autor Langefors, define que un sistema de Información es un sistema incluido en otro sistema más grande, que recibe, almacena, procesa y distribuye información. Por otra parte, el autor Teichroew define el Sistema de Información puede ser definido como una colección de personas, procedimientos y equipos diseñados, construidos, operados y mantenidos para recoger, registrar, procesar, almacenar, recuperar y visualizar información.

Un sistema de información tiene una entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

Si nos damos un tiempo para pensar, y observamos nuestro alrededor, nos podemos dar cuenta de que estamos rodeados de tecnología. La pregunta es, ¿porque hemos permitido que la tecnología se incorpore tanto a nuestras vidas?, la respuesta es muy simple. La tecnología no es más que un medio facilitador a todas nuestras tareas cotidianas. Nos ayuda a realizar de manera más eficiente y óptima cualquier tarea o requerimiento que se nos solicita. Ahorramos en las empresas costos de mano de obra, insumos, energía y tantas otras más.

Los sistemas de información se pueden clasificar en dos grandes grupos. Por una parte están los sistemas de respaldo a las operaciones empresariales, donde se encuentran los procedimientos de transacciones empresariales, control de procesos y colaboración empresarial. La otra línea es el respaldo a la toma de decisiones gerenciales, donde podemos distinguir, el apoyo a las decisiones, sistemas de información tanto para el área gerencial como para los ejecutivos.

Los sistemas de respaldo a las operaciones empresariales, logran la automatización de los procesos operativos dentro de la organización. Los sistemas de respaldo a la toma de decisiones gerenciales, son aquellos que apoyan el proceso de toma de decisiones, ya que la información que se logra extraer sirve de apoyo a los mandos medios y a la administración en el proceso de toma de decisiones.

La mayoría de las personas utilizan las TIC en su diario vivir, e incluso quizá no se dan cuenta que las están ocupando. Con el nacimiento del Internet, las TICs han ganado un espacio inmenso dentro de cada persona que requiere de información.

Sin ir más lejos, en el uso del Internet debemos incorporar vocabulario, que muchas personas no entienden, Por ejemplo, muchas veces vemos que diferentes palabras empiezan con un E- y nos hemos puesto a pensar ¿cuál es su significado? Pues bien, el significado del e- en diferentes palabras como e-business, e-commerce, e-learning, entre otras es electronics. Esto tiene que ver en que el soporte o medio de conexión es por una vía electrónica o también Internet.

Siguiendo esta línea de los E-, se puede decir que éstos proporcionan información al usuario.

¿Existe diferencia entre el e-commerce y el e– business?

En español e-commerce significa comercio electrónico, en cambio e- Business es negocio en línea.

- El e-business, utiliza Internet para mejorar el rendimiento del negocio mediante la interacción electrónica y la integración de la cadena de valor. El e-business incluye al e-commerce, pero también cubre procesos internos como producción, administración de inventario, desarrollo de productos, administración de riesgo, finanzas, desarrollo de estrategias, administración del conocimiento y recursos humanos.

- El e-commerce, realizar el marketing, la venta y la compra de productos y servicios a través de Internet. El e-commerce cubre los procesos por los cuales se llega a los consumidores, proveedores y socios de negocio, incluyendo actividades como ventas, marketing, toma de órdenes de pedido, entrega, servicios al consumidor, y administración de lealtad del consumidor. Sustituye el intercambio del dinero o de las mercancías por el intercambio de la información del computador al computador.

En palabras más simples. El e-business se puede encontrar en una base de dato de clientes online que tenga una empresa. En cambio, el e-commerce se puede identificar en cualquier página Web donde se encuentre un producto que deseamos comprar. (El carrito de compras). Por lo tanto, se puede decir que el e-commerce incluye al e-business.

Para la toma de decisiones internas en la empresa, el e-business contempla una estructura de información, donde podemos incluir los sistemas de información como el CRM, ERP, SCM, entre otros, que son bases de datos que proporcionan información relevante e importante para el manejo y toma de decisiones.

Medición de las TI

Existe un estudio nacional anual, el cual evalúa las Tecnologías de Información, el ENTI, realizado por la Pontificia Universidad Católica de Chile. La finalidad de este estudio es ver cómo las empresas chilenas están utilizando las TI, qué opciones tecnológicas están tomando, cómo está posicionada la gerencia de TI dentro de la empresa, y en qué medida el uso de las TI representa un real aporte a los objetivos de la organización.

El ENTI analiza a las grandes empresas presentes en Chile y las principales reparticiones gubernamentales. Sus objetivos son tres:

- Determinar penetración y evolución del uso estratégico de las TI en las principales empresas de Chile.

- Permitir a las empresas hacer benchmarking con respecto a su rubro y a la industria en general.

- Medir la demanda presente y futura de bienes y servicios relacionados con TI.

Al comparar del año 2008 al 2010, se ha visto una gran evolución e incorporación de las TI en las empresas.

En el ENTI 2010, se puede destacar el presupuesto para las TI, destinada a cinco áreas que son software, hardware, personal interno TI, servicios y adicionales (insumos y otros). En este año se puede ver una fuerte incorporación al área de servicios. Al compararlo con el año 2009, se obtiene una variación de alrededor de 40%, mientras que los otros componentes señalados en el presupuesto, han disminuido. Este gran aumento se debe principalmente tras la crisis del 2009. La reactivación económica se vio principalmente en potenciar los servicios.

Por otra parte, si bien la información es algo primordial hoy en día, es de suma importancia que las empresas tengan sus contratos y licencias de software al día, y comprar software original, ya que si a una empresa se le detecta algún software “piratiado”, puede sufrir grandes multas por falsificación de software y daño intelectual.

Existen cuatro formar de adquirir un software. Estas son:

- Desarrollo interno: la organización recurre a sus propios miembros del personal para la planificación, la definición, el análisis, el diseño y la ejecución de las aplicaciones. Puede contratarse personal nuevo o capacitar al personal existente en sistemas de información y tecnología de información.

- Desarrollo por contrato: implica contratar a una organización para el desarrollo de software para el diseño y la implementación de las aplicaciones deseadas.

- Paquete adquirido (llave en mano): La opción del paquete incluye todo esquema mediante el cual la organización adquiere los programas de computación y, con frecuencia también, los requisitos asociados para la instalación de otra organización bajo un contrato de compra o licencia.

- Sistema transportado: Esta opción incluye la adquisición de un sistema "como es” de otra organización donde se desarrolló el sistema y se encuentra en producción. Esta opción requiere la implementación con equipos internos o compartir los medios de computación y la red con la organización de origen.

Cada empresa tiene que ver, cual software le es más útil, porque no es factible que un software que funciona bien en una empresa, funcione de la misma forma en otra. Es primordial, detectar las necesidades que se requieren para la compra de un software.

Una vez comprado el software, viene la etapa de puesta en marcha del software, la cual debe ser evaluada cautelosamente. Debe ir por módulos o funciones del programa y dirigido a cada área de la organización, como los departamentos de contabilidad, finanzas, gestion y personal, etc.

El aprendizaje de un nuevo sofware en la empresa puede ser mediante el e-learning, o workclass, los cuales son herramientas enseñanza para el trabajador, en los cuales se puede capacitar al trabajador, tanto en horario de trabajo, como de su casa, una capacitación online, o semi online. Es una opción que está siendo muy utilizada por las grandes empresas, ya que se puede reducir costos en cuanto a que se ahorra el lugar físico que muchas veces la empresa tiene que arrendar para realizar la capacitación. También existe ahorro, ya que no se necesita a un expositor, o se necesita contratar por menos horas, ya que lo que se pretende con la capacitación e-learning, es entregar todas las herramientas y facilidades de aprendizaje para el trabajador, pero mediante un medio electrónico, es decir, a través de correo electrónico o diferentes paginas Web propuestas que el trabajador aprenda una determinada capacitación. Este método de aprendizaje es muy valorado por los stakeholders de la organización, ya que se produce feedback.

El e-learning es muy utilizado hoy en día, para la selección del personal. Es decir, además de las etapas de entrevista al trabajador y el cumplimiento de requisitos, la empresa exige hoy en día que el trabajador interesado en el puesto de trabajo, debe someterse a un proceso de evaluación. Este consiste, en que se le da un cierto una capacitación al personal que está postulando, mediante e-learning y luego viene una evaluación. Los mejores puntajes, son las personas que la empresa contratará. Es por esto, que hoy en día la persona que esté en búsqueda de trabajo debe tomar con exhaustiva preocupación e interés el proceso que está asumiendo.

Para finalizar, solo queda una reflexión. Si bien es cierto, las TICs son muy importantes para el mundo exigente y competitivo de hoy, hay que tener el debido cuidado para utilizarlas. Se debe pensar, que son un medio facilitador de actividades y tareas requeridas pero no abusar de las ellas. Las empresas requieren día a día reducir cada vez mas sus costos, pero a qué costo. Es decir, se pueden reducir los costos dentro de una empresa, pero ésta debe tener cuidado, ya que al reducir sus costos, puede reducir también su calidad, puede que los trabajadores no se sientan identificados con la organización (no estén contentos). Los medios electrónicos son herramientas muy útiles pero nunca hay que olvidar que el trabajador es el activo mas importante de la empresa, por lo cual hay que cuidar y potenciar todos los dias.